50 ist das neue 60
Letzte Woche war für mich wieder ein einziges „Von-einer-Videokonferenz-in-die-nächste-Hüpfen“. Während ich bei Coachingterminen akribisch Pufferzeiten mit einplane, ist es bei (Team-) Besprechungen häufig der Fall, dass ein Termin sich in meinem Kalender nahtlos an den nächsten reiht.
Als Besprechungen noch „analog“ stattfanden, galt es Zeit einzuplanen, mindestens für den Wechsel zwischen Besprechungsräumen, manchmal aber auch zwischen Gebäuden auf dem Werksgelände oder gar für die Anfahrt zum Standort.
Das Gute daran: das Gehirn hatte Zeit, sich auf den Themen- und Kontextwechsel einzustellen. Unsere „Denkzentrale“ ist nämlich immer noch sehr analog gepolt und der Ortswechsel ein wichtiger Impuls, um das Gehirn umzuschalten: vom Stand-by-Modus wieder in die Aufmerksamkeit.
Ohne diesen Ortswechsel kann es passieren, dass man zwar inhaltlich perfekt vorbereitet ist, aber gedanklich das Umschwenken zwischen den Besprechungsthemen und Gesprächspartnern trotzdem etwas länger braucht.
Ist man sich dieser Funktionsweise des Gehirns erst einmal bewusst, lässt sich das bewusste Umschalten auch für digitale Konferenzen anwenden. In meinem Büro steht nun ein Bistro-Stehtisch. Die Aussicht von dort ist eine andere als sitzend an meinem Schreibtisch. Und das Stehen ist ein Extra-Aufmerksamkeits-Kick für mein Gehirn.
Die Überschrift dieses Artikels „50 ist das neue 60“ ist ebenfalls ein Geheimtipp, wie man im täglichen Besprechungsmarathon konzentriert bleibt. Hier geht es nicht um Lebensalter oder Ernährungsgewohnheiten, sondern um verkürzte Besprechungszeiten. Anstatt standardisiert auf 60 Minuten (oder auf 30 Minuten) lassen sich Besprechungen auf 50 (bzw. 25) Minuten ansetzen. So bleibt zwischendurch Zeit, um eine frische Tasse Tee zu machen, zu Lüften usw.
Ich gebe zu, das muss auch ich noch üben, aber ich nehme es mir für diese Woche fest vor. Wem das, wie mir, noch schwerfällt, der könnte einen „Zeitwächter“ oder auch eine „Pausenbeauftragte“ aus seinem Team benennen, die oder der hier als freundlich-nachdrückliche Gedächtnisstütze agiert.
Eine nette Alternative ist es, Meetings mit einer zehnminütigen „Ankommenszeit“ zu gestalten. In „analogen“ Besprechungszeiten dienten die ersten Minuten dazu, sich auf dem Platz einzurichten, mit Getränken zu versorgen und vor allem auch, um mit den anderen im Raum zu plaudern. Diese „Beziehungsarbeit“ kommt in Zeiten von Homeoffice und Social Distancing ja ohnehin zu kurz. Nach dieser kurzen (freiwilligen) Aufwärmphase sind dann alle bereit, sich auch fachlich wieder voll einzulassen.
